Zeitmanagement mit der Pomodoro-Methode

Kennen Sie das? Sie möchten etwas erledigen, werden aber immer wieder abgelenkt? Ich behaupte, dass ich recht gut durchorganisiert bin. Ich führe Todo-Listen, damit ich möglichst nichts vergesse und am Abend plane ich meinen nächsten Tag und übertrage die Todos in meinen Kalender. Dabei lasse ich Lücken, falls sich Arbeiten verzögern oder im Laufe des Tages etwas dazu kommt, was dringend erledigt werden muss. Mit dieser Methode fühle ich mich organisiert. Und doch gibt es regelmäßig Tage, an denen ich völlig gestresst bin, aber meine Aufgabenliste nicht kleiner wird. Das sind die Tage, wo ich nicht konzentriert bin. Die Tage, an denen die Ablenkungen die Oberhand hatten. Damit im Durchschnitt nicht nur eine Mittelmäßigkeit übrig bleibt, halte ich viel von Zeitmanagement und Methoden zur Umsetzung. So bin ich auf die Pomodoro-Methode gestoßen.

Was ist die Pomodoro-Methode?

Der Sinn hinter dieser Methode ist, dass die Arbeitszeit in fest definierte Stückchen geteilt wird. Ein Zyklus dauert knapp 2,5 Stunden. Die Arbeitsphasen sind immer 25 Minuten lang. Nach den ersten 3 Arbeitsphasen folgt jeweils eine 5 minütige Pause. Nach der 4. Arbeitsphase gibt es eine Pause von 30 Minuten. Danach startet der Zyklus von vorn.

Entstehung der Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode entstand als Experiment. Der Italiener Francesco Cirillo hatte zu der Zeit viele große Projekte. Die Projekte waren so gewaltig, dass er keinen Anfang fand. Er nahm sich vor, 25 Minuten ungestört zu arbeiten. Zur Zeitmessung nutzte er eine Küchenuhr. Wenn es ihm gelingt, dann wollte er sich eine Pause von 5 Minuten genehmigen. Dies hatte so gut geklappt, dass er diese Methode beibehielt. Da er die Zeit mit einer Küchenuhr in Tomatenform stoppte, entstand der Name “Pomodoro-Methode”. Pomodoro ist italienisch und heißt auf deutsch “Tomate”.

Störungen und Ablenkungen

Störungen und Ablenkungen unterteile ich in Störungen von außen und die Störungen und Ablenkungen, für die ich selbst verantwortlich bin. Die Störungen von außen sind überschaubar. Es klingelt mein Telefon, es klingelt an der Tür, ich erhalte E-Mails oder auf dem Handy gehen Nachrichten ein. Während der 25 Minuten Arbeitsphase sollten Sie solche Störungen möglichst vermeiden. Relativ einfach ist es noch, E-Mails und Nachrichten zu ignorieren. Auch das Telefon kann man stumm schalten und verpasste Anrufe später erledigen. Klingelt es jedoch an der Tür, unterbreche auch ich meine Arbeitsphase. In diesem Fall beginnt die Arbeitsphase danach von vorn.

Komplizierter ist es mit den Ablenkungen, für die man selbst verantwortlich ist. In meinem Fall sind das ganz oft Geistesblitze. Schnell etwas bestellen, etwas nachlesen, etwas ausprobieren. Definiere ich meine Arbeitszeit und Aufgaben nicht, lenke ich mit solchen Dingen schnell ab. In solchen Phasen habe ich dann viele Programme offen, arbeite im Multitasking immer für ein paar Minuten hier und für ein paar Minuten da. Und wenn ich dann die Programme wieder schließe, finde ich das Programm, in dem ich eigentlich gerade arbeite. Dieser Zustand macht unglücklich und stresst. Ein guter Tipp ist: Legen Sie sich ein Notizbuch neben sich und notieren Sie alle Geistesblitze. Dabei ist es egal, ob die Geistesblitze beruflich sind oder privat. Es ist egal, ob sie Sinn machen oder nicht. Denken Sie nicht darüber nach und entscheiden Sie nicht in diesem Moment, ob Sie diese Idee als Notiz benötigen. Schreiben Sie alles auf, was Sie ablenkt. In Ihrer Pause oder am Ende des Tages gehen Sie Ihre Notizen durch. Das beste Zeitmanagement taugt nichts, wenn man sich immer wieder selbst ablenkt.

Warum arbeitet man mit dieser Methode effektiver?

Es ist erwiesen, dass man etwa 15 Minuten benötigt, um nach einer Unterbrechung wieder zu der Arbeitseffizienz zurück zu finden, die man vor der Unterbrechung hatte. Das heißt, wenn Sie eine Aufgabe von 1 Stunde haben und nach 10 Minuten ein Telefonat erhalten, was 5 Minuten dauert. Dann ist Ihre Arbeit nicht nur für diese 5 Minuten unterbrochen, sondern für 20 Minuten. Ein kurzes Telefonat raubt Ihnen also ein Viertel Ihrer geplanten Arbeitszeit von einer Stunde. Wenn man sich das für jede Unterbrechung hoch rechnet, fehlt am Ende eines Tages viel Arbeitszeit, obwohl man doch den ganzen Tag keine Pause gemacht hat.

Das Einteilen der Arbeitszeit in kleine Phasen von 25 Minuten ist eine überschaubare Zeit. Diese 25 Minuten kann man viel leichter effektiv bei der Sache bleiben und wird danach mit 5 Minuten Pause belohnt. Nutzen Sie die Pause nicht für andere Arbeiten. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich, lesen Sie private Nachrichten, hören Sie Musik oder stöbern Sie im Internet. Und das ganz ohne schlechtes Gewissen! Das Einhalten dieser kleinen abgesteckten Arbeitsphasen fällt leicht und macht glücklich. Sie haben immer wieder kleine Erfolgserlebnisse, die wiederum motivieren. Mit der Zeit werden Sie merken, dass Sie während der Arbeitsphasen immer weniger das Bedürfnis haben, sich selbst abzulenken. Sie arbeiten fokussiert und konzentriert.

Weitere Strukturen für Ihr Zeitmanagement

Mit der Pomodoro-Methode teilen Sie Ihre Arbeitszeit in kleine Einheiten. Machen Sie das auch mit Ihren Aufgaben! Erstellen Sie kleine Teilaufgaben. Für mich selbst ist es wichtig, kleine Teilaufgaben in meinem Kalender zu sehen und diese nach Erledigung abzuhaken. So habe ich immer das Gefühl, etwas geschafft zu haben und selbst die größten Aufgaben werden bezwingbar. Planen Sie Ihren Tag. Teilen Sie Ihre kleinen Teilaufgaben ihrer Pomodoro-Zeit zu. Es ist sinnvoll am Anfang eines Tages – oder besser noch am Ende des Vortages – seinen Tag zu planen. So können Sie ungehindert eine Aufgabe nach der anderen erledigen und verplempern keine Zeit mit der Frage: “Was muss ich als nächstes tun”.

Ein guter Tipp ist, die Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren. Überlegen Sie genau, was ist am Wichtigsten. Erledigen Sie diese Aufgabe zu erst. Damit schieben Sie ungewollte Aufgaben nicht mehr endlos von einem Tag auf den nächsten und bekommen den Kopf frei.

Was brauchen Sie und wie können Sie beginnen?

Sie brauchen einen Zeitmesser. Es kann die altbewährte Eieruhr sein, eine Sanduhr, eine App für den PC, Ihr Smartphone oder Tablet oder einfach eine Stoppuhr. Der Vorteil von Apps ist, dass sie bereits die Zyklen gespeichert haben und Ihnen genau sagen, wann eine Arbeitsphase, eine 5-Minuten-Pause oder eine große Pause ansteht. Sie benötigen weiterhin ein Notizbuch für Ihre Geistesblitze und einen Kalender für die Planung Ihrer Aufgaben.

Machen Sie sich eine Liste Ihrer Aufgaben und erstellen Sie Teilaufgaben. Ordnen Sie die Teilaufgaben Ihren Pomodoro-Phasen zu. Dann können Sie auch schon starten. Denken Sie daran, konzentriert zu bleiben. Wenn Sie sich doch ablenken lassen, führen Sie eine kleine Strichliste bei Ihrer Aufgabe. Für jede kleine Ablenkung gibt es einen Strich. Wenn Sie Ihre Ablenkungen so sichtbar machen, können Sie besser sehen, wie weit Sie darin sind, Ablenkungen zu vermeiden.

Falls das immer noch nicht so recht klappt, dann notieren Sie, was Sie abgelenkt hat und wieviel Zeit dadurch verloren gegangen ist. Damit erkennen Sie, was Ihre Zeitfresser sind und können besser entgegen wirken.

Weitere Vorteile durch Auswertung

Immer wieder beobachte ich es an mir selbst und auch bei anderen, dass wir oft ziemlich schlecht darin sind, eine Arbeitszeit abzuschätzen. Bei Aufträgen ist es aber für alle Beteiligten wichtig, das möglichst genau zu können. Schätzt man den Arbeitsaufwand zu gering ein, muss man dem Kunden zusätzliche Kosten nachberechnen oder mit einem Verlust leben. Beide Varianten sind für mich unattraktiv, vor allem wenn es häufiger vorkommt.

Bei der Pomodoro-Methode notiert man sich seine Aufgaben und seine Arbeitszeiten. Nutzen Sie das, um zu lernen, wie hoch der Arbeitsaufwand für verschiedene Aufgaben ist. Damit planen und kalkulieren Sie in Zukunft besser.

Die Absteckung der Arbeitszeiten hat den weiteren Vorteil, dass man zu einer bestimmten Zeit Feierabend hat. Dieser bewusste Feierabend ist wichtig, denn man muss nicht zu jeder Zeit für alle erreichbar sein. Der Feierabend und die damit verbundene Freizeit brauchen Sie zur Regeneration. Und wenn Sie mit der Pomodoro-Methode Ihr Arbeitspensum geschafft haben, fällt es auch viel leichter, die Freizeit zu genießen.

Dieses Zeitmanagement ist im übrigen nicht nur für Berufstätige geeignet. Sie können es beim Lernen, beim Studieren, bei der Hausarbeit und auch bei Ihren privaten Vorhaben einsetzen.

Es grüßt Sie herzlich,

Ihre Cindy Wüst
von der Werbeagentur Wüst in Coswig